PROSE Datenschutzerklärung

PROSE Datenschutzerklärung – Gültig ab dem 1. September 2023

Diese Datenschutzerklärung gilt für die PROSE AG und alle ihre verbundenen Unternehmen (PROSE GROUP) («wir», «PROSE»). Sie regelt die Handhabung der personenbezogenen Daten, die wir von unseren Kunden, Partnern, Lieferanten und anderen online Nutzern («Sie», «Nutzer») in Verbindung mit unserer geschäftlichen Aktivität, einschließlich der Bereitstellung unserer Website https://prose.one («Website»), und unseren professionellen Dienstleistungen (Dienstleistungen), erfassen.
PROSE behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit nach eigenem Ermessen zu ändern.

Wieso sammeln wir personenbezogene Daten?

Im Allgemeinen erheben wir personenbezogene Daten, um unsere Website und unsere Dienstleistungen so einheitlich, effizient und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten.
Wir erheben personenbezogene Daten und Informationen insbesondere um:

• Verträge mit unseren Geschäftspartnern abzuschliessen, abzuwickeln, zu dokumentieren und abzurechnen
• unsere vertraglichen Verpflichtungen mit Ihnen zu erfüllen
• unsere Dienstleistungen anzubieten und zu erbringen
• Leistungen von unseren Geschäftspartnern zu beziehen
• mit Ihnen zu kommunizieren, Anfragen zu beantworten und Ihnen Newsletter, Informationen über die Angebote von PROSE, Kundenumfragen, Einladungen zu Anlässen und ähnliche Informationen zuzustellen
• Ihnen Zahlungserinnerungen zu senden und Zahlungen für unsere Dienstleistungen entgegenzunehmen
• Bewerbungen zu bearbeiten
• unsere Dienstleistungen zu verbessern sowie neue Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln
• die Nutzerfreundlichkeit unserer Website zu verbessern
• den Betrieb und die Leistung unserer Website zu verbessern und zu optimieren
• Probleme, Fehler und Sicherheitsrisiken auf der Website zu diagnostizieren
• Straftaten und Missbrauch unserer Website und Leistungen zu verhindern und aufzuklären
• die geltenden Gesetze und Bestimmungen einzuhalten, rechtliche und vertragliche Pflichten zu erfüllen und Rechtsansprüche durchzusetzen oder abzuwehren.

Bei der Nutzung unserer Website oder Dienstleistungen stehen Ihnen verschiedene Wahlmöglichkeiten bezüglich der personenbezogenen Daten, die Sie mit uns teilen, zur Verfügung. Teile unserer Dienstleistungen oder der Website erfordern jedoch bestimmte personenbezogene Daten für die ordnungsgemäße Ausführung und Nutzung der Funktionen der Dienstleistungen oder der Website. Wenn Sie uns die erforderlichen Informationen nicht zur Verfügung stellen, können Sie die Dienstleistungen oder die Website leider nicht in vollem Umfang nutzen.

Jedes Mal, wenn Sie auf unsere Website zugreifen, erfasst unser System automatisch Daten und Informationen vom Computersystem des zugreifenden Computers. Informationen dazu finden Sie in unserer PROSE Cookie Notice.

Soweit wir für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eine Rechtsgrundlage benötigen, stützen wir uns auf Ihre Einwilligung (im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder wir verarbeiteten Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrages (im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), um gesetzlichen Vorgaben nachzukommen (im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Wahrung berechtigter Interessen von PROSE oder Dritten ((im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein berechtigtes Interesse liegt insbesondere darin, die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke zu erfüllen und entsprechende Massnahmen durchführen zu können.

Wessen personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere von folgenden Personen:

• Nutzer der Website: Wenn Sie auf unserer Website surfen oder mit uns Kontakt aufnehmen
• Mitarbeiter und Organe von Kunden, Partnern und Lieferanten: Wenn die Organisation, für die Sie arbeiten, ein Empfänger unserer Dienstleistungen ist oder anderweitig eine Geschäftsbeziehung mit uns unterhält, kann es sein, dass wir Ihre Daten verarbeiten, insbesondere Daten in E-Mails, Telefongesprächen oder Daten, die in damit verbundenen Dokumentationen festgehalten sind.
• Teilnehmer an Veranstaltungen: Wenn Sie sich für eine unserer Veranstaltungen anmelden oder daran teilnehmen, verarbeiten wir personenbezogene Daten über Sie im Zusammenhang mit Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung.
• Empfänger von Marketingkommunikation und Umfragen
• Stellenbewerber
• Mitarbeiter und Auftragnehmer

Welche Arten von personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

In der Regel verarbeiten wir folgende personenbezogenen Daten:

• E-Mail-Adresse
• SIP-Adresse
• IP Adresse
• Name
• Firmenname und Geschäftsadresse
• Telefonnummer
• Informationen zur Ausbildung und Berufserfahrung bei Bewerbungen
• Inhalt der Kommunikation und des Geschäftsverhältnisses mit Ihnen
• Jegliche weiteren personenbezogenen Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen
• Wenn Sie unsere Website besuchen, erfassen wir zusätzliche Informationen wie beispielsweise Ihren Browsertyp und Ihre Zugriffszeiten. Weitere Informationen zu Cookies finden sie in unserer PROSE Cookie Notice

Wann erfassen wir Ihre Informationen und personenbezogenen Daten?

Wir erfassen personenbezogene Daten, wenn Sie:

• unsere Website besuchen
• Offerten für Dienstleistungen anfragen
• Bestellungen für Dienstleistungen aufgeben
• für einen unserer Kunden, Partner oder Lieferanten arbeiten
• Bezahlungen tätigen
• sich für Events anmelden oder daran teilnehmen
• sich für einen Job bewerben oder uns Ihren CV zusenden
• unsere Büroräumlichkeiten besuchen
• uns im Allgemeinen kontaktieren

Wie stellen wir die Integrität Ihrer personenbezogenen Daten sicher?

Wir unternehmen alle verhältnismässig möglichen Schritte, um Ihre personenbezogenen Daten vor Missbrauch, Eingriffen und Verlust sowie vor unberechtigtem Zugriff, unberechtigter oder unbeabsichtigter Änderung oder Offenlegung zu schützen. Dabei ergreifen wir insbesondere folgende Massnahmen:

• Limitierung des Zugangs zu den Büroräumen und Geräten
• Limitierung des Zugriffs auf personenbezogene Daten
• Limitierung des Zugriffs auf einer strikten «need-to-know»-Basis
• Instandhaltung angemessener Sicherheitsmassnahmen
• Löschung oder Anonymisierung der personenbezogenen Daten, wenn gesetzlich vorgeschrieben
• Unterzeichnung von Vertraulichkeitserklärungen mit Mitarbeitern, Partnern und Dritten (e.g. Lieferanten), welchen wir gegebenenfalls Ihre personenbezogenen Daten weitergeben

Diese Liste ist nicht abschliessend.

Die PROSE verfügt über die Zertifizierungen ISO 9001. Die Sicherheitsvorkehrungen von PROSE werden basierend auf dem neuen Stand der Technik beständig überarbeitet und verbessert.

An wen geben wir personenbezogene Daten weiter?

Wir geben personenbezogene Daten nicht an Dritte weiter, es sei denn, dies ist notwendig, um den Zweck zu erfüllen, für den die Daten erhoben wurden, z. B. zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen, zur Beantwortung Ihrer Anfragen, für unsere legitimen geschäftlichen Zwecke oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben.

Personenbezogene Daten können an die unten aufgeführten Dritten weitergegeben oder von diesen verarbeitet werden, wenn dies für die oben genannten Zwecke und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen erforderlich ist. Diese Liste ist nicht abschliessend und es kann weitere Umstände geben, unter denen wir personenbezogene Daten mit Dritten teilen müssen.

• PROSE Gruppengesellschaften. PROSE AG und alle ihre Gruppengesellschaften können die personenbezogenen Daten untereinander austauschen. Es wird vertraglich sichergestellt, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der PROSE Gruppengesellschaften den geltenden Gesetzen entspricht. Die Weitergabe von Daten kann zu Zwecken der Erfüllung unserer Dienstleistungen, des Marketings, des technischen Betriebs, der Kontoverwaltung oder organisatorischer Angelegenheiten erfolgen.
• PROSE Mitarbeiter, welche die personenbezogenen Daten für ihre Aufgabe benötigen. Alle PROSE Mitarbeiter und, gegebenenfalls beauftragte Dritte, sind im Rahmen ihres Vertrags an Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden. Dazu gehören auch einschlägige interne Richtlinien.
• Lieferanten unterstützen PROSE bei unserem allgemeinen internen Geschäftsbetrieb oder bei der Bereitstellung von Aspekten unserer Dienstleistungen. Unsere Lieferanten erhalten nur in dem Masse Zugang zu personenbezogenen Daten, wie es für die Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich ist, und unterliegen Vertraulichkeitsverpflichtungen gemäss ihren Dienstleistungsverträgen.
• Externe Personalvermittler und verwandte Organisationen.
• Wirtschaftsprüfer, Anwälte, Buchhalter und andere professionelle Berater, die uns in Bezug auf die rechtmäßige und effektive Verwaltung unserer Organisation und in Bezug auf etwaige Streitigkeiten, in die wir verwickelt werden, beraten und unterstützen.
• Strafverfolgungsbehörden oder andere Regierungs- und Aufsichtsbehörden und -stellen oder andere Dritte, soweit dies nach den geltenden Gesetzen oder Vorschriften erforderlich ist. In bestimmten Situationen können wir verpflichtet sein, personenbezogene Daten als Reaktion auf rechtmäßige Anfragen von Behörden offenzulegen, einschließlich der Erfüllung von Anforderungen der nationalen Sicherheit oder der Strafverfolgung.
• Drittanbieter gemäss unserer PROSE Cookie Notice
• Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder sonstigen Betriebsteilen von uns oder im Zusammenhang mit einer Neuorganisation, Fusion, Übertragung oder sonstiger Veräusserung unseres Unternehmens, unserer Vermögenswerte oder Teilen davon.

Wir gestatten Dritten nicht, die persönlichen Daten für ihre Marketingzwecke oder für andere Zwecke als in Verbindung mit den Dienstleistungen, die sie für uns erbringen, zu verwenden. Ausnahmen dazu können für Drittanbieter von Cookies gelten, gemäss unserer PROSE Cookie Notice.

Wo bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Die Daten werden in der Regel von PROSE und ihren Gruppengesellschaften innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz verarbeitet. Sie müssen insbesondere mit der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in alle Länder rechnen, in denen PROSE über Niederlassungen oder Standorte verfügt, sowie in andere Länder Europas und ausserhalb Europas, wo sich von uns beauftragte Dienstleister und deren Subunternehmen befinden.

Die Schweiz wurde von der EU-Kommission als Land außerhalb der EU und des EWR anerkannt, das ausreichende Garantien in Bezug auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 45 GDPR sicherstellen. Gleichermassen gelten die Mitgliedstaaten der EU und des EWR aus Sicht der Schweiz als Staaten, deren Gesetzgebung einen angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gemäss Art. 16 Abs. 1 DSG gewährleistet.

Bei der Übermittlung personenbezogener Daten in Länder, für die kein gültiger Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission bzw. der Schweiz vorliegt, werden wir unsere rechtlichen Verpflichtungen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten einhalten, einschließlich einer rechtmäßigen Grundlage für die Übermittlung personenbezogener Daten und der Einführung geeigneter Schutzmaßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau für die personenbezogenen Daten zu gewährleisten, oder wir stützen uns auf einen der gesetzlichen Ausnahmentatbestände wie Ihre Einwilligung, den Vertragsabschluss oder die Vertragsabwicklung, die Feststellung, Ausübung oder Durchsetzung von Rechtsansprüchen. Sie können bei der in dieser Datenschutzerklärung genannten Kontaktadresse weitere Informationen über die Empfängerstaaten und die implementierten Massnahmen erhalten.

Wie lange werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert?

PROSE bewahrt personenbezogene Daten so lange auf, wie es die mit der Verarbeitung verfolgten Zwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und die berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist. Dokumentations- und Beweiszwecke umfassen das Interesse von PROSE, Vorgänge, Interaktionen und andere Tatsachen für den Fall von Rechtsansprüchen, Unstimmigkeiten, für Zwecke der IT- und Infrastruktursicherheit und als Nachweis einer guten Corporate Governance und Compliance zu dokumentieren. Technisch bedingt kann eine Aufbewahrung sein, wenn sich bestimmte Daten nicht von anderen Daten trennen lassen und sie daher mit diesen aufbewahrt werden müssen (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen).

Was sind Ihre Rechte?

Vorbehältlich der auf Sie anwendbaren Datenschutzgesetze haben Sie das Recht, von dem Verantwortlichen Auskunft zu und die Berichtigung oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Zudem können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen. Darüber hinaus haben Sie gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten mit Ihrer Einwilligung erhoben und verarbeitet haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt weder die Rechtmäßigkeit der von uns vor Ihrem Widerruf durchgeführten Verarbeitung noch die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf der Grundlage anderer rechtmäßiger Verarbeitungsgründe als der Einwilligung erfolgt.

Beschwerderecht. Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen:

Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, Feldeggweg 1, 3003 Bern; www.edoeb.admin.ch

Deutschland: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit: https://www.datenschutz-berlin.de/buergerinnen-und-buerger/beschwerde/einreichen-einer-beschwerde/

Schweden: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): https://www.imy.se/en/

Frankreich: Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés https://www.cnil.fr/en

Österreich: Datenschutzbehörde Republik Österreich: https://www.dsb.gv.at/Eingabeformular-online/Eingabeformular-online.html

Italien: Italian Data Protection Authority: https://www.garanteprivacy.it/web/garante-privacy-en/home_en

Anfragen

Anfrage der betroffenen Person (Data Subject Request). Wenn Sie Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten wünschen oder wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten löschen lassen möchten, senden Sie bitte eine E-Mail an dpo@prose.one. Ihr Antrag wird zu gegebener Zeit, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang eines solchen Antrags, bearbeitet. Sollte PROSE nur der Datenverarbeiter Ihrer persönlichen Daten sein, wird PROSE Ihre Anfrage so schnell wie möglich an den für die Datenverarbeitung Verantwortlichen weiterleiten.

Verantwortliche Stelle und Vertreter

Verantwortliche Stelle für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenverarbeitungen ist die jeweilige PROSE-Gesellschaft, die der betroffene Geschäftspartner von PROSE im Zusammenhang mit der betreffenden Verarbeitung ist. Verantwortliche Stelle für diese Website ist:

PROSE AG, Zürcherstrasse 39, 8400 Winterthur, Schweiz

Vertreter EU/EEA (Art. 27 GDPR): PROSE GmbH, Landsberger Allee 131a, 10369 Berlin